Digitale Abläufe für ein großes ehrenamtliches Fest – umgesetzt mit Herz, Technik und einem starken Team.

Das Fest für Vielfalt wird von der Stadt Aschaffenburg / Kulturamt Aschaffenburg veranstaltet und vom Stadtjugendring Aschaffenburg ausgerichtet.

Wir sind nicht nur technisch dabei, sondern stehen jedes Jahr auch persönlich mit auf dem Platz – beim Aufbau, im Helferteam, bei allen Aufgaben, die gerade anfallen.
Diese Nähe hat den Weg bereitet, interne Abläufe Schritt für Schritt zu digitalisieren und damit die vielen ehrenamtlichen Stunden spürbar zu entlasten.

2024/2025 ist daraus „M365 @ FfV – Helfer*innen digital“ entstanden: ein kontinuierlich wachsendes System aus SharePoint, Power Automate, Forms und Teams, das zentrale Prozesse des Fests zuverlässig, transparent und schnell macht.

Messbare Ergebnisse (Auszug aus der aktuellen Auswertung)

• 191 Dokumente automatisch statt manuell erstellt
• 40 Stunden manuelle Arbeitszeit eingespart (konservativ gerechnet)
• 400 Seiten Papier eingespart
• Deutlich schnellere Abläufe für 2025
• Viele Prozesse, die früher mühsam verteilt waren, laufen nun strukturiert und zentral

Zusammenarbeit & Team

Technik ist hier nur die halbe Arbeit – der andere Teil ist das Team.
Die enge Abstimmung mit Andi (Queen of Love), Laura, Barbara und allen anderen im Helfer*innen-Team macht dieses Projekt besonders.
Klare Kommunikation, schnelle Rückmeldungen, eigene Ideen aus dem Team und echte Begeisterung, wenn Dinge funktionieren – das macht es leicht, auch umfangreiche Systeme aufzubauen.

Wie es weitergeht

2026 geht es weiter mit:

• Stabilisierung der bestehenden Prozesse
• Ausbau der Schichtplanung
• Digitaler Unterstützung für Platz- und Vereinsplanung
• Weitere Automationen rund um Kommunikation und Organisation

Wir freuen uns, Teil davon zu sein – sowohl technisch als auch vor Ort auf dem Fest<3